Come scrivere un report: linee guida e consigli utili

Stai cercando consigli su come scrivere un report? Sei alle prese con la redazione di un testo di analisi, critica, approfondimento e descrizione di un progetto o di uno studio. Si tratta di un processo delicato che merita attenzione e cura. La buona redazione dipende da tanti fattori, in primis la conoscenza dell’argomento e in seconda istanza la capacità di strutturare il discorso in maniera logica, sintetica e chiara. Con l’aggiunta di una buona formattazione e di un’impaginazione ad hoc otterrai un report eccezionale, capace di catturare l’attenzione. Vediamo come.

Scrivere una relazione non è semplice

Chi non ha mai avuto a che fare con la scrittura di una relazione critica pensa che sia un gioco da ragazzi. È un errore di valutazione grave. Purtroppo in Italia vige una sorta di incomunicabilità e incomprensione tra studenti di materie umanistiche e scientifiche. Un pregiudizio strisciante ha convinto molti che gli studenti di lettere siano in grado di eccellere nelle prove scritte, mentre gli studenti dei corsi di laurea in economia sono ipoteticamente inetti a scrivere. Ma tutti prima o poi si trovano a scrivere un report, per lavoro, per studio o anche per curare i propri interessi personali. E non è assolutamente vero che solo i letterati possono scriverne uno con i fiocchi. Certo, non è facile, ci sono delle regole da seguire per ottenere un risultato chiaro, comprensibile ed efficace. Ora vediamo insieme quali sono i passaggi da seguire per scrivere bene una relazione critica.

Struttura del report perfetto

Come primo passo verso il successo della tua relazione poniti questa domanda: cosa voglio comunicare? L’obiettivo finale del tuo comunicato o relazione è il nucleo centrale, il focus capace di fornirti indicazioni utili su come procedere. Se non hai chiaro messaggio da trasmettere difficilmente sarai in grado di trasporre in forma scritta anche solo poche righe per definire il progetto che hai in mente su carta. Una volta che hai fissato l’obiettivo della tua comunicazione ecco quali sono gli altri consigli da seguire:

• Scegliere il destinatario
• Scegliere le fonti
• Scrivere una lista di punti da non dimenticare
• Fare una scaletta da rispettare
• Usare grafici e tabelle
• Formattare in modo efficace
• Rileggere

Tutti questi consigli sembrano scontanti. Eppure, duole ammetterlo, non è così. Ci sono migliaia di report che ogni mese vengono inviati per i più disparati motivi. Molti di questi sono sgrammaticati, incomprensibili, caotici. Risultato? Il messaggio centrale della relazione si disperde, si perde tempo per cercare di approfondire un’esposizione poco chiara e a volte si perde l’opportunità di ottenere un lavoro o un riconoscimento, semplicemente perché non è riusciti a comunicare a dovere. Allora come fare?

Continua a leggere per trarre suggerimenti utili a pratici al fine di produrre relazioni critiche avvincenti e vincenti.

L’autorevolezza: scrivere una relazione di qualità

Scrivere un report significa dare spazio ad un pensiero, mostrare come si è lavorato oppure quale strada è stata percorsa prima di ottenere un risultato. Esistono report aziendali, dove vengono sintetizzati ed esposti i risultati delle strategie di gestione aziendale in un dato periodo. Esistono report di vendita, report del settore marketing, report sullo stato delle risorse umane. L’ambito aziendale mostra molti esempi, ma non è il solo. Anche in altri campi, come nell’arte e nelle scienze sociali le relazioni scritte vengono applicate molto spesso per tenere conto degli avanzamenti di una ricerca o di un progetto. Cosa può fare la differenza? Come far emergere il report tra la moltitudine di quelli esistenti?

La qualità è ciò che conta. Per scrivere una relazione critica di successo è necessario:

• Non improvvisare
• Documentarsi
• Sintetizzare

La vera differenza la fa l’autorevolezza dell’esposizione. Per supportare la tua relazione critica o analitica innanzitutto devi scegliere solo fonti accreditate. Un consiglio flash: apri con un’introduzione ad effetto, magari accompagnata da una citazione stuzzicante. La frase di uno studioso della materia, oppure di un libro, di una poesia, qualcosa che sia inerente a quanto racchiuso dentro il tuo elaborato scritto ma che non sia noioso. Tra tutte le fonti che individui scegli soltanto le migliori, sintetizza non solo la tua scrittura ma anche lo studio a monte. Milioni di pagine lette non contribuiranno a rendere migliore il lavoro, a volte confondono soltanto le idee. Fatti consigliare da un esperto, utilizza solo l’indispensabile per essere chiaro e conciso.

La scaletta giusta per scrivere una relazione

È sempre molto utile farsi la famosa scaletta. Gli amanti delle liste, degli schemi e delle mappe sanno quanto tempo si risparmia strutturando anticipatamente su un foglio la struttura di una relazione. Gli elaborati scritti seguono più o meno tutti lo stesso schema. Possiamo sintetizzarlo così:

• Introduzione
• Elaborazione
• Conclusione

Tre punti. Però non è finita qui. In realtà ogni punto va declinato in altri sottopunti, tutti della medesima importanza. I sottopunti possono essere facoltativi, mentre non lo sono i tre punti principali appena elencati. È impensabile scrivere un report senza introduzione, oppure senza conclusione, come immaginare un film a cui viene tagliato il fotogramma del finale, non crea confusione, semmai è proprio incompleto se non addirittura errato.

Come scrivere l’introduzione di una relazione

I sottopunti previsti per l’introduzione sono i seguenti:

• Presentazione dell’argomento
• Motivi della scelta
• Obiettivi del testo
• Modalità di lavoro e tempi di svolgimento
• Professionisti e persone incluse nel progetto

La lunghezza di questi punti dipende dalla lunghezza finale del lavoro. Quella delle dimensioni del testo è un’altra questione importante. Spesso vengono forniti dei parametri da rispettare, soprattutto quanto il report viene richiesto da un ente, un’istituzione, un ufficio. Il più delle volte vince la sintesi, lo abbiamo detto anche precedentemente, parlando della ricerca delle fonti. I report sono per loro natura un documento redazionale semplice e immediato che nasce proprio per dare spiegazione sintetica di un lavoro più lungo ed elaborato. Un malloppo di cinquanta pagine non è un report, è una noiosa dissertazione prolissa. Non perdere l’occasione di centrare l’obiettivo: per farti capire non servono troppi giri di parole.

Prova per ogni sottopunto indicato ad utilizzare paragrafi di circa 400 parole, un numero minimo, ma sufficiente ad offrire spazio ad una elaborazione essenziale ed esaustiva. Il numero delle parole non è una regola imprescindibile, prendilo come un suggerimento di base.

Elaborare una relazione efficace

Come per l’introduzione anche la parte centrale di un report può essere suddivisa in:

• Esposizione del lavoro
• Metodologie
• Strumenti

Metodi e strumenti fanno la vera differenza, rappresentano la tua personale cifra e il contributo unico con cui hai lavorato. Su questo punto prenditi più spazio. Non devi per forza scrivere tanto, anche gli elenchi puntati sono efficaci, purché siano esplicativi. Una serie di punti che non dicono niente non ti rendono merito. Allora, parole semplici ma che sappiano comunicare. Le metodologie possono essere quelle ufficialmente riconosciute o anche quelle messe a punto da te, purché spiegate nel dettaglio, motivate e supportate da risultati dimostrabili. Nei report viene apprezzata la capacità di fornire la propria esperienza al servizio di un lavoro, chi legge viene piacevolmente colpito da originalità, soprattutto dove quest’ultima è corredata da un’esecuzione accurata. Ossia, va bene esporre le proprie idee e metodi ma devono avere spessore e una riflessione critica a monte.

Conclusione della relazione

La parte finale è importante tanto quella iniziale, non lasciatevi ingannare dal fatto che sul finire il lettore sarà stanco e trascurerà eventuali errori. Non cedere proprio sul più bello, tieni alta la qualità dell’elaborato e nell’ultima parte inserisci rimandi a:

 

• Valutazioni generali sul lavoro
• Difficoltà e sfide incontrate
• Riflessioni su concetti emersi dal documento
• Nuove idee per futuri progetti e report

Quando un lavoro si conclude c’è sempre spazio per ulteriori ricerche e obiettivi. Un report dichiara la situazione di un progetto, esperimento o strategie dopo un determinato lasso di tempo, ma può anche indicare le nuove proposte per un’evoluzione e un miglioramento in divenire.

Scrivere report efficaci significa concentrarsi sui messaggi che si vogliono diffondere, esprimendo nel migliore dei modi la visione, la missione e i risultati raggiunti da un periodo di studio, da una valutazione o dall’applicazione di un metodo in un dato periodo. Speriamo che i chiarimenti offerti da questo articolo siano utili per la tua prossima sfida: scrivere una relazione e farlo bene.