informazioni@unicusano.it

800 98 73 73

Come scrivere un report: linee guida e consigli utili

Commenti disabilitati su Come scrivere un report: linee guida e consigli utili Studiare a Foggia

Stai cercando consigli su come scrivere un report? Sei alle prese con la redazione di un testo di analisi, critica, approfondimento e descrizione di un progetto o di uno studio. Si tratta di un processo delicato che merita attenzione e cura. La buona redazione dipende da tanti fattori, in primis la conoscenza dell’argomento e in seconda istanza la capacità di strutturare il discorso in maniera logica, sintetica e chiara. Con l’aggiunta di una buona formattazione e di un’impaginazione ad hoc otterrai un report eccezionale, capace di catturare l’attenzione. Vediamo come.

Scrivere una relazione non è semplice

come fare un report di un progettoChi non ha mai avuto a che fare con la scrittura di una relazione critica pensa che sia un gioco da ragazzi. È un errore di valutazione grave. Purtroppo in Italia vige una sorta di incomunicabilità e incomprensione tra studenti di materie umanistiche e scientifiche. Un pregiudizio strisciante ha convinto molti che gli studenti di lettere siano in grado di eccellere nelle prove scritte, mentre gli studenti dei corsi di laurea in economia sono ipoteticamente inetti a scrivere. Ma tutti prima o poi si trovano a scrivere un report, per lavoro, per studio o anche per curare i propri interessi personali. E non è assolutamente vero che solo i letterati possono scriverne uno con i fiocchi. Certo, non è facile, ci sono delle regole da seguire per ottenere un risultato chiaro, comprensibile ed efficace. Ora vediamo insieme quali sono i passaggi da seguire per scrivere bene una relazione critica.

Struttura del report perfetto

Come primo passo verso il successo della tua relazione poniti questa domanda: cosa voglio comunicare? L’obiettivo finale del tuo comunicato o relazione è il nucleo centrale, il focus capace di fornirti indicazioni utili su come procedere. Se non hai chiaro messaggio da trasmettere difficilmente sarai in grado di trasporre in forma scritta anche solo poche righe per definire il progetto che hai in mente su carta. Una volta che hai fissato l’obiettivo della tua comunicazione ecco quali sono gli altri consigli da seguire:

  • Scegliere il destinatario
  • Scegliere le fonti
  • Scrivere una lista di punti da non dimenticare
  • Fare una scaletta da rispettare
  • Usare grafici e tabelle
  • Formattare in modo efficace
  • Rileggere

Tutti questi consigli sembrano scontanti. Eppure, duole ammetterlo, non è così. Ci sono migliaia di report che ogni mese vengono inviati per i più disparati motivi. Molti di questi sono sgrammaticati, incomprensibili, caotici. Risultato? Il messaggio centrale della relazione si disperde, si perde tempo per cercare di approfondire un’esposizione poco chiara e a volte si perde l’opportunità di ottenere un lavoro o un riconoscimento, semplicemente perché non è riusciti a comunicare a dovere. Allora come fare?

Continua a leggere per trarre suggerimenti utili a pratici al fine di produrre relazioni critiche avvincenti e vincenti.

L’autorevolezza: scrivere una relazione di qualità

Scrivere un report significa dare spazio ad un pensiero, mostrare come si è lavorato oppure quale strada è stata percorsa prima di ottenere un risultato. Esistono report aziendali, dove vengono sintetizzati ed esposti i risultati delle strategie di gestione aziendale in un dato periodo. Esistono report di vendita, report del settore marketing, report sullo stato delle risorse umane. L’ambito aziendale mostra molti esempi, ma non è il solo. Anche in altri campi, come nell’arte e nelle scienze sociali le relazioni scritte vengono applicate molto spesso per tenere conto degli avanzamenti di una ricerca o di un progetto. Cosa può fare la differenza? Come far emergere il report tra la moltitudine di quelli esistenti?

La qualità è ciò che conta. Per scrivere una relazione critica di successo è necessario:

  • Non improvvisare
  • Documentarsi
  • Sintetizzare

La vera differenza la fa l’autorevolezza dell’esposizione. Per supportare la tua relazione critica o analitica innanzitutto devi scegliere solo fonti accreditate. Un consiglio flash: apri con un’introduzione ad effetto, magari accompagnata da una citazione stuzzicante. La frase di uno studioso della materia, oppure di un libro, di una poesia, qualcosa che sia inerente a quanto racchiuso dentro il tuo elaborato scritto ma che non sia noioso. Tra tutte le fonti che individui scegli soltanto le migliori, sintetizza non solo la tua scrittura ma anche lo studio a monte. Milioni di pagine lette non contribuiranno a rendere migliore il lavoro, a volte confondono soltanto le idee. Fatti consigliare da un esperto, utilizza solo l’indispensabile per essere chiaro e conciso.

La scaletta giusta per scrivere una relazione

È sempre molto utile farsi la famosa scaletta. Gli amanti delle liste, degli schemi e delle mappe sanno quanto tempo si risparmia strutturando anticipatamente su un foglio la struttura di una relazione. Gli elaborati scritti seguono più o meno tutti lo stesso schema. Possiamo sintetizzarlo così:

  • Introduzione
  • Elaborazione
  • Conclusione

Tre punti. Però non è finita qui. In realtà ogni punto va declinato in altri sottopunti, tutti della medesima importanza. I sottopunti possono essere facoltativi, mentre non lo sono i tre punti principali appena elencati. È impensabile scrivere un report senza introduzione, oppure senza conclusione, come immaginare un film a cui viene tagliato il fotogramma del finale, non crea confusione, semmai è proprio incompleto se non addirittura errato.

Come scrivere l’introduzione di una relazione

I sottopunti previsti per l’introduzione sono i seguenti:

  • Presentazione dell’argomento
  • Motivi della scelta
  • Obiettivi del testo
  • Modalità di lavoro e tempi di svolgimento
  • Professionisti e persone incluse nel progetto

La lunghezza di questi punti dipende dalla lunghezza finale del lavoro. Quella delle dimensioni del testo è un’altra questione importante. Spesso vengono forniti dei parametri da rispettare, soprattutto quanto il report viene richiesto da un ente, un’istituzione, un ufficio. Il più delle volte vince la sintesi, lo abbiamo detto anche precedentemente, parlando della ricerca delle fonti. I report sono per loro natura un documento redazionale semplice e immediato che nasce proprio per dare spiegazione sintetica di un lavoro più lungo ed elaborato. Un malloppo di cinquanta pagine non è un report, è una noiosa dissertazione prolissa. Non perdere l’occasione di centrare l’obiettivo: per farti capire non servono troppi giri di parole.

Prova per ogni sottopunto indicato ad utilizzare paragrafi di circa 400 parole, un numero minimo, ma sufficiente ad offrire spazio ad una elaborazione essenziale ed esaustiva. Il numero delle parole non è una regola imprescindibile, prendilo come un suggerimento di base.

Elaborare una relazione efficace

Come per l’introduzione anche la parte centrale di un report può essere suddivisa in:

  • Esposizione del lavoro
  • Metodologie
  • Strumenti

Metodi e strumenti fanno la vera differenza, rappresentano la tua personale cifra e il contributo unico con cui hai lavorato. Su questo punto prenditi più spazio. Non devi per forza scrivere tanto, anche gli elenchi puntati sono efficaci, purché siano esplicativi. Una serie di punti che non dicono niente non ti rendono merito. Allora, parole semplici ma che sappiano comunicare. Le metodologie possono essere quelle ufficialmente riconosciute o anche quelle messe a punto da te, purché spiegate nel dettaglio, motivate e supportate da risultati dimostrabili. Nei report viene apprezzata la capacità di fornire la propria esperienza al servizio di un lavoro, chi legge viene piacevolmente colpito da originalità, soprattutto dove quest’ultima è corredata da un’esecuzione accurata. Ossia, va bene esporre le proprie idee e metodi ma devono avere spessore e una riflessione critica a monte.

Conclusione della relazione

report di una riunioneLa parte finale è importante tanto quella iniziale, non lasciatevi ingannare dal fatto che sul finire il lettore sarà stanco e trascurerà eventuali errori. Non cedere proprio sul più bello, tieni alta la qualità dell’elaborato e nell’ultima parte inserisci rimandi a:

 

  • Valutazioni generali sul lavoro
  • Difficoltà e sfide incontrate
  • Riflessioni su concetti emersi dal documento
  • Nuove idee per futuri progetti e report

Quando un lavoro si conclude c’è sempre spazio per ulteriori ricerche e obiettivi. Un report dichiara la situazione di un progetto, esperimento o strategie dopo un determinato lasso di tempo, ma può anche indicare le nuove proposte per un’evoluzione e un miglioramento in divenire.

Scrivere report efficaci significa concentrarsi sui messaggi che si vogliono diffondere, esprimendo nel migliore dei modi la visione, la missione e i risultati raggiunti da un periodo di studio, da una valutazione o dall’applicazione di un metodo in un dato periodo. Speriamo che i chiarimenti offerti da questo articolo siano utili per la tua prossima sfida: scrivere una relazione e farlo bene.

Informativa ai dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 c.d. GDPR

Vi informiamo, ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (c.d. Regolamento Generale per la protezione dei dati personali – c.d. GDPR) e del decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, che i Vostri dati personali raccolti presso di noi, ovvero altrimenti da noi acquisiti, anche in futuro, saranno oggetto di trattamento da parte nostra in qualità di “Titolare”, anche con l’ausilio di mezzi elettronici e/o automatizzati e sempre nel pieno rispetto della normativa applicabile, per le seguenti finalità del trattamento: attività istituzionali dell'Università, la stessa potrà raccogliere i suoi dati personali, inseriti durante la compilazione dei Form predisposti online e cartacei, potrà pertanto successivamente trattare i suoi dati ai fini dell’instaurazione del rapporto di iscrizione ai corsi di laurea e post laurea, compresa l’attività di orientamento degli studenti per la scelta del percorso universitario; attività di informative promozionali telematiche dei corsi universitari e post-universitari, corsi di specializzazione e simili; attività contabili e amministrative relative alla corretta tenuta delle registrazioni obbligatorie per legge, ovvero all’adempimento di disposizioni delle Autorità pubbliche e degli organismi di vigilanza preposti agli accertamenti. Il Titolare del trattamento e il Responsabile della protezione dei dati personali Titolare del trattamento dei Vostri dati è l’Università Niccolò Cusano – Telematica Roma, con sede in Roma, Via Don Carlo Gnocchi, 3, con Email: privacy@unicusano.it; tramite il https://www.unicusano.it/ è conoscibile l’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento o destinatari. Si informa a tal riguardo che la nostra Università ha provveduto a nominare il proprio Responsabile della protezione dei dati personali (c.d. RPD) l’avvocato Daniela Sasanelli ad ulteriore garanzia dei diritti dell’interessato e come unico punto di contatto con l’Autorità di Controllo, il nostro RPD potrà essere contattato alla seguente email: privacy@unicusano.it Per lo svolgimento di parte delle nostre attività ci rivolgiamo anche a soggetti terzi per l’effettuazione di elaborazioni di dati necessarie per l’esecuzione di particolari compiti e di contratti. I Vostri dati personali potranno, pertanto, essere da noi comunicati a destinatari esterni alla nostra struttura, fermo restando che nessuna diffusione è prevista di tali dati personali a soggetti indeterminati. Tali soggetti verranno nominati responsabile del trattamento. Conferimento dei dati personali e periodo di conservazione degli stessi Il conferimento da parte Vostra dei dati personali, fatta eccezione per quelli previsti da specifiche norme di legge o regolamento, rimane facoltativo. Tuttavia, tali dati personali essendo necessari, oltre che per finalità di legge e/o regolamento, per instaurare il rapporto di iscrizione ai corsi di studio laurea, post laurea e perfezionamento e/o inerente le attività da noi gestite e/o per l’instaurazione del rapporto previdenziale, contrattuale o assicurativo; al fine di dare esecuzione alle relative obbligazioni, il rifiuto di fornirli alla nostra Università potrebbe determinare l’impossibilità di instaurare o dare esecuzione al suddetto rapporto. I vostri dati possono essere conservati oltre il periodo strettamente indispensabile previsto dagli obblighi di legge e comunque al solo fine di fornire ulteriori garanzie a nostri studenti. Diritti dell’interessato, limitazione del trattamento, diritto alla portabilità e diritto di proporre azione innanzi al Garante privacy (c. d reclamo previsto dal regolamento europeo 2016/679/UE) Ai sensi del regolamento europeo sopra citato, Voi avete diritto di essere informati sul nome, la denominazione o la ragione sociale ed il domicilio, la residenza o la sede del titolare e del responsabile del trattamento, e circa le finalità e le modalità dello stesso, nonché di ottenere senza ritardo, a cura del titolare: a) la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento: detta richiesta può essere rinnovata, salva l’esigenza per giustificati motivi; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero, qualora Vi abbiate interesse, l’integrazione dei dati; d) l’attestazione che le operazioni di cui ai punti b) e c) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. Oltre ai diritti sopra elencati in qualità di interessati, nei limiti di quanto previsto dal nuovo regolamento europeo, potrete esercitare i diritti di limitazione del trattamento, di opposizione allo stesso ed il diritto alla portabilità esclusivamente per i dati personali da Voi forniti al titolare secondo l’art. 20 del regolamento citato. La informiamo inoltre che il base al Codice della Privacy e al nuovo regolamento europeo potrete proporre azioni a tutela dei Vostri diritti innanzi al Garante per la protezione dei dati personali, c.d. reclamo previsto dal all’art. 77 del predetto regolamento. Si informa infine che nei limiti nei quali sarà ritenuto applicabile al trattamento dei dati che Vi riguardano potrete esercitare un diritto di revoca del consenso al trattamento dei dati comunicando tale revoca al titolare del trattamento.

I dati personali da Lei inseriti saranno comunicati dall'Università ai propri uffici per iniziative formative mediante l'invio di informative promozionali